چطور مشکل تردد پرسنل را به شیوه‌ای کارآمد برطرف کنیم؟

به گزارش بولتن نیوز، مشکل کنترل تردد پرسنل، یکی از معزلاتی است که در آن یک سازمان نمی‌تواند ورود و خروج پرسنلش را به درستی کنترل کند. این مسئله می‌تواند منجر به مشکلاتی همچون نقض امنیت و غیبت غیرقانونی کارکنان شود.

برای حل مشکل ورود و خروج سازمانی چه راهکارهایی وجود دارد؟

حل مشکل ورود و خروج سازمانی نیازمند ترکیبی از فرآیندها، تکنولوژی‌ها و سیاست‌های زیرساخت مناسب است. در زیر تعدادی از راهکارهایی که برای بهبود و کنترل ورود و خروج در سازمان‌ی مورد استفاده قرار می‌گیرند، را با شما در میان می‌گذاریم:

1.      استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب الکترونیکی

نصب دستگاه‌های کارت‌خوان، اثرانگشتی یا تشخیص چهره در ورودی‌ها و خروجی‌های سازمان، مشکل کنترل تردد پرسنل را به‌صورت آنلاین به سیستم مدیریت منابع انسانی (HRM) ارسال می‌کنند.

2.      کارت‌های هوشمند وRFID

استفاده از کارت‌های هوشمند و تکنولوژی RFID (Radio-Frequency Identification) یک راهکار معمول برای مدیریت کنترل حضور و غیاب در سازمان‌ها است. این تکنولوژی‌ها به پرسنل‌، این امکان را می‌دهد تا به‌راحتی و به سرعت ورود و خروج خود را ثبت کنند.

3.      اپلیکیشن‌های تلفن همراه

اپلیکیشن‌های تلفن همراه به سازمان‌ها این فرصت را می‌دهند که تردد پرسنل خود را به‌راحتی ثبت کنند. این اپلیکیشن‌ها، اغلب؛ تحت سیستم‌عامل‌های مختلف مانند iOS و Android عرضه می‌شوند و مزایای زیر را دارند:

4.      استفاده آسان

پرسنل با دانلود و نصب اپلیکیشن روی تلفن همراه خود می‌توانند به سرعت و به راحتی ورود و خروج خود را ثبت کنند.

5.      دسترسی راحت

تلفن‌های هوشمند، همواره با پرسنل همراه هستند، بنابراین دسترسی به اپلیکیشن‌های حضور و غیاب نیز آسان و در دسترس خواهد بود.

6.      اطلاعات آنلاین

کنترل ورود و خروج کارمندان، به صورت آنلاین به سیستم مدیریت منابع انسانی ارسال می‌شود و مدیران می‌توانند به طور لحظه‌ای به آن دسترسی داشته باشند.

7.      تکنولوژی مکان‌یابی

برخی از اپلیکیشن‌ها از تکنولوژی مکان‌یابی تلفن همراه استفاده می‌کنند تا موقعیت جغرافیایی پرسنل را نیز در زمان ثبت ورود و خروج چک کنند.

8.      تنوع گزارش‌ها و آمار

اپلیکیشن‌های تلفن همراه، اغلب امکان گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل دقیق حضور و غیاب را دارند.

9.      کنترل تردد بازویی

استفاده از سیستم‌های کنترل تردد بازویی یا گیت‌ها پس از تایید هویت، به پرسنل اجازه می‌دهند به سازمان وارد یا خارج شوند.

10. تشویق به استفاده از کانال‌های آنلاین

ترویج استفاده از کانال‌های آنلاین برای ارتباطات داخلی مانند ایمیل یا پیام‌رسان‌ها برای اعلام ورود و خروج.

11. استفاده از تکنولوژی تشخیص چهره

برخی از اتوماسیون‌های ورود و خروج پرسنل از قابلیت تشخیص اثرانگشت یا تشخیص چهره، برای ثبت حضور و غیاب پرسنل استفاده می‌کنند.

12. مدیریت اثرانگشتی

استفاده از تکنولوژی اثرانگشتی کمک می‌کند تا کنترل ورود و خروج کارمندان را به درستی انجام دهند.

بسته به نیازها و ویژگی‌های سازمان، ممکن است، یک یا ترکیبی از این راهکارها برای کنترل تردد پرسنل مناسب باشد. همچنین، مهم است که همه کارمندان با سیاست‌ها و روش‌های جدید آشنا شوند و تشویق به مشارکت در فرآیندهای جدید شود.

استفاده از اتوماسیون ورود و خروج پرسنل چه مزایایی دارد؟

استفاده از اتوماسیون برای حل مشکل ورود و خروج سازمانی در شرکت‌ها مزایای بی‌شماری دارد. این اتوماسیون، اغلب توسط سیستم‌های حضور و غیاب الکترونیکی، نرم‌افزارها و فناوری‌های مختلف انجام می‌شود. در زیر، مزایای استفاده از اتوماسیون ورود و خروج پرسنل را با شما در میان می‌گذاریم:

·         دقت بالا

سیستم‌های اتوماسیون با استفاده از فناوری‌های پیشرفته مانند اثرانگشت، تشخیص چهره یا تکنولوژیRFID، دقت بالایی در ثبت ورود و خروج پرسنل دارند و از اشتباهات انسانی به‌راحتی جلوگیری می‌کنند.

·         سرعت و کارآیی

فرآیند ثبت حضور و غیاب با اتوماسیون به سرعت انجام می‌شود و تاثیر مستقیم در افزایش کارآیی و زمان صرفه‌جویی دارد.

·         آنلاین و زمان‌بندی دقیق

اتوماسیون به مدیران این فرصت را می‌دهد تا به‌طور آنلاین به اطلاعات حضور و غیاب دسترسی داشته باشند و در زمان‌بندی دقیق، برنامه‌ریزی‌های خود را انجام دهند.

·         تسهیل در تنظیمات دسترسی

با اتوماسیون، تنظیم دسترسی‌ها به مناطق مختلف یا بخش‌های مختلف سازمان، به‌راحتی قابل انجام است.

·         گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل

سیستم‌های اتوماسیون اغلب قابلیت تجزیه و تحلیل داده‌ها و تولید گزارش‌های دقیق را دارد و به مدیران اطلاعات مفیدی برای تصمیم‌گیری می‌دهد.

·         کاهش خطاهای انسانی

اتوماسیون به دلیل عدم نیاز ورود اطلاعات به‌صورت دستی توسط پرسنل، خطاهای انسانی را کاهش می‌دهد.

·         امنیت اطلاعات

سیستم‌های اتوماسیون اغلب؛ از امنیت فیزیکی و دیجیتال برای حفظ اطلاعات حضور و غیاب پرسنل اطمینان حاصل می‌کنند.

·         اداره آسان

مدیران با استفاده از اتوماسیون به طور مؤثر کنترل ورود و خروج کارمندان را مدیریت می‌کنند و به مشکلات مربوط به تأخیرها یا غیبت‌ها پی‌برده و اقدام به تصمیم‌گیری می‌کنند.

·         استفاده آسان و کاربرپسند

 بیشتر سیستم‌های اتوماسیون تحت عنوان یک رابط کاربری کاربرپسند عرضه می‌شوند و به پرسنل امکان استفاده آسان را می‌دهند.

·         محدودیت‌های زمانی

اتوماسیون به مدیران امکان تنظیم محدودیت‌های زمانی برای ورود و خروج پرسنل می‌دهد، مانند تأخیر یا غیبت در ساعات کاری.

در کل، استفاده از اتوماسیون برای کنترل ورود و خروج پرسنل به مدیران کمک می‌کند تا فرآیند مدیریت حضور و غیاب را بهبود داده و به‌صورت دقیق‌تر و کارآمدتر انجام دهند.

نرم‌افزار PAS چیست و چه مزایایی دارد؟

«نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی انیگما» به‌تازگی از محصول جدیدی در راستای مدیرت ترددها رونمایی کرده که به PAS  یا (Personnel Attendance System) شهرت دارد.

این نرم‌افزار، فقط ورود و خروج کارکنان را ثبت می‌کند و شرکت‌هایی که نیاز یا تمایلی به دریافت سایر خدمات نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی ندارند، می‌توانند از این محصول هوشمند استفاده کنند.

نرم‌افزار PAS قابلیت ثبت ورود و خروج کارکنان به روش‌های مختلف گوشی‌های همراه، لپ‌تاپ و کامپیوتر دارد. امکانات این دستگاه براساس رتبه شغلی افراد متفاوت است. به‌طور مثال مدیران و سرپرستان با گوشی همراه و کارمندان و کارشناسان با رایانه می‌توانند رفت‌وآمد خود را ثبت کنند.

در کل باید گفت؛ اگر به دنبال استفاده از محصولی متفاوت و کارآمد، برای کنترل تردد پرسنل خود هستید، شرکت انیگما یک محصول جدید با قیمت مناسب در اختیار شما گذاشته‌است که با کمک آن می‌توانید به‌راحتی مشکل ورود و خروج سازمانی کارمندان را برطرف کنید.