برون سپاري و ابزارهايي براي انتخاب مجري قرارداد

استفاده از RFI زماني‌كه تعداد زيادي از عرضه‌كنندگان بالقوه كالا و خدمات وجود دارند و يا زماني‌كه اطلاعات مورد نياز درباره ايشان وجود ندارد، ايده بسيار خوبي است.




خبراقتصادی: امروزه بسياري از موسسات و سازمان‌ها به طور فزاينده‌اي انجام بخشي از فعاليت‌هاي خود را از طريق برون‌سپاري انجام مي‌دهند. برون‌سپاري فرآيندي است که طي آن يک موسسه يا سازمان انجام بخشي از فعاليت‌هاي خود را تحت يک قرارداد به يك طرف برون‌سازماني واگذار مي‌کند. موارد برون‌سپاري بسته به وضعيت و ماهيت فعاليت موسسه متفاوت بوده و ممكن است شامل خدمات بسياركوچك و ساده يا بخشي از فعاليت‌هاي سازمان در راستاي دستيابي به هدف اصلي آن باشد كه از اين دسته مي‌توان به پروژه‌هاي فناوري اطلاعات اشاره نمود. پروژه‌هاي فناوري اطلاعات به دليل ماهيت خود از جنبه‌هاي نو بودن آنها در ساختار سازمان‌ها و تخصصي بودن كار و نياز به برون‌سپاري پروژه‌ها بسيار حساس هستند.
برون‌سپاري ممکن است دلايل متعددي داشته باشد که در ذيل به برخي از آنها اشاره مي‌کنيم:
انجام پروژه برون‌سپاري شده نيازمند مهارت‌هايي است که ممکن است در حال حاضر در سازمان وجود نداشته و يا بعد ازتکميل پروژه نياز مجدد به آن نباشد.
مورد برون‌سپاري شده جزء فعاليت‌هاي اصلي سازمان محسوب نمي‌شود و سازمان ترجيح مي‌دهد تمرکز خود را به فعاليت‌هاي اصلي معطوف سازد.



رقابت در حوزه کاري سازمان بسيار شديد است و هزينه‌هاي کسب و کار به طور غيرقابل پيش‌بيني در حال افزايش است.
زماني که نياز به کاهش هزينه‌ها وجود دارد مي‌توان با برون‌سپاري پروژه‌ها، اگر به صورت اصولي و صحيح انجام شود، اين امر را محقق نمود.
زماني که سازمان در موقعيتي است که مي‌خواهد سريعاً محصولي را به بازار عرضه کند، مي‌توان از طريق برون‌سپاري هوشمندانه تمام يا بخشي از کار، اين امر را ميسر نمود.
برون‌سپاري مي‌تواند فرصت استفاده از مهارت‌هاي خاص و ويژه را بدون نياز به استخدام صاحبان اين تخصص‌ها فراهم آورد.
لازم است به اين نکته توجه شود که زمان و مهارت‌هاي مورد نياز براي انجام يک پروژه برون‌سپاري‌شده نيازمند مديريت صحيح در حد پروژه‌هاي داخلي سازمان مي‌باشد. از آنجا که انجام پروژه‌هاي سازماني علاوه بر نياز به برخي مهارت‌هاي خاص متضمن صرف هزينه و زمان بسياري است، انتخاب طرف قرارداد برون‌سپاري مهمترين مسئله دراين زمينه مي‌باشد و اگراين امر به درستي انجام نشود سازمان را با ريسک‌هاي بسياري مواجه خواهد نمود که بايستي در مديريت ريسک پروژه، به عنوان يکي از حوزه‌هاي اصلي مديريت پروژه، لحاظ شود. براي اجراي موفق يک پروژه، چه داخلي و چه از طريق برون‌سپاري، لازم است هدف از اجراي پروژه، گستره اجرا، امکانات و محدوديت‌ها، زمان، سرمايه و کيفيت مورد نياز براي انجام پروژه به طور دقيق مشخص شده و نيز براي جلوگيري از ابهامات و برداشت‌هاي چندگانه از يک موضوع واحد، تعريف يک ساختار مشخص و علمي براي پروژه و همچنين كمك به تصميم‌گيري‌هاي اصولي، يک سند مطالعاتي و اطلاعاتي مدون در يک فرآيند تکاملي با طي مراحل زير تهيه شود.
درخواست اطلاعات(RFI)
فرآيند استانداردي است كه هدف آن جمع‌آوري اطلاعات مدون درباره قابليت‌هاي عرضه‌كنندگان مختلف كالا و خدمات مي‌باشد و قالب كلي آن به صورتي مي‌باشد كه بتوان از آن براي مقايسه استفاده نمود. معمولاً  RFIبراي جمع‌آوري اطلاعات به منظور كمك به تصميم‌گيري در مورد مراحل بعدي كار مورد استفاده قرار مي‌گيرد. علاوه بر جمع‌آوري اطلاعات اوليه، RFI به عنوان درخواستي براي عرضه‌كنندگان بالقوه كالا و خدمات ارسال مي‌شود كه هدف از آن سوق دادن ذهن ايشان  به سمت اهداف مورد نظر، ايجاد استراتژي و يك پايگاه داده مي‌باشد و معمولا دربردارنده علت درخواست اطلاعات و ذكر مشخصات اطلاعات مورد درخواست مي‌باشد. به طور كلي در مواردي كه به يك عرضه‌كننده كالا و خدمات براي انجام يك پروژه جديد نياز است و يا زماني كه لازم است بازار براي عرضه‌كنندگان مختلف بررسي شود، مي‌توان از RFI استفاده نمود. استفاده از RFI اين امكان را فراهم مي‌آورد كه سازمان صادرکننده آن، اطلاعات مورد نياز خود را جمع آوري نموده و در شرايطي که  تعداد عرضه‌كنندگان كالا و خدمات مورد نياز  زياد باشد سازمان قادر به مقايسه بوده و به اين طريق مي تواند از بين عرضه‌کنندگان مختلف، تعداد كمتري با ويژگي‌هاي مطلوب‌تر را انتخاب نمايد.
موارد استفاده از RFI
استفاده از RFI  زماني‌كه تعداد زيادي از عرضه‌كنندگان بالقوه كالا و خدمات وجود دارند و يا زماني‌كه اطلاعات مورد نياز درباره ايشان وجود ندارد، ايده بسيار خوبي است.



مزاياي استفاده از RFI
اطلاعات با يك شيوه رسمي، ساختار يافته و قابل مقايسه جمع آوري مي‌شوند.
عرضه‌کنندگان درمي‌يابند رقيباني دارند که ايشان نيز براي به دست آوردن امتيازهاي انجام اين پروژه تلاش مي کنند.
نشان داده مي‌شود که از جانب شرکت سعي بر آن است که بدون تبعيض و يا بدون ترجيح عرضه‌کننده خاصي وتنها با توجه به توانايي‌ها و ويژگي‌هاي خاص عرضه‌کنندگان کالا و خدمات انتخاب صورت گيرد.
يک پاسخ رسمي از عرضه‌کنندگان دريافت مي‌شود.
درخواست طرح پيشنهادي(RFP)
يک درخواست رسمي براي اخذ پيشنهاد‌هاي عرضه‌كنندگان مختلف كالا و خدمات  و نيز روشي براي مقايسه ميزان خلاقيت و رشد مهارت‌ها بين آنان مي‌باشد تا به اين طريق سازمان پيشنهادها و راه حل‌هاي مختلف براي يک موضوع واحد در اختيار داشته و با دقت بيشتري به بررسي آنها بپردازد. مي‌توان از RFPبه عنوان معياري براي انتخاب پيشنهادها استفاده نمود و ممکن است هنگامي که مذاکرات بين کارفرما وعرضه‌كننده به اتمام رسيد, به عنوان قسمتي از قرارداد نهايي در نظر گرفته شود. در اين راستا لازم است به منظور دريافت پيشنهادهاي بسيار خوب از جانب عرضه‌كنندگان تلاش شود يك RFP بسيار جامع و صحيح تدوين شود. در مراحل اوليه RFI مي‌تواند گزينه بهتري براي جمع آوري اطلاعات باشد. تهيه و ارسال RFI به اندازه RFP ايجاد زحمت نمي‌كند و مي‌تواند روش خوبي براي محدود كردن تعداد عرضه‌كنندگاني كه براي مرحله بعدي(RFP) دعوت مي‌شوند باشد. وقتي شما به طور كلي مي‌دانيد كه چه مي‌خواهيد RFP بهترين انتخاب بوده و به اين طريق قادر خواهيد بود جزئيات مورد نياز و نظر خود را تشريح نموده و بهترين ارايه دهنده پاسخ و عرضه کننده خدمات را شناسايي کنيد.
مزاياي تهيه RFP
شناخت نيازهاي واقعي سازمان و يا بخشي که قرار است پروژه‌اي در آن انجام شود.
دستيابي به تخمين درستي از هزينه و زمان مورد نياز براي پروژه
امکان مقايسه شرکت‌هاي مختلف ارايه دهنده خدمات مشابه
کمک به برنامه‌ريزي و تصميم‌گيري دقيق و آگاهانه
کمک به تنظيم دقيق قرارداد
فراهم شدن امکان دريافت پيشنهادهاي تکميلي و راه‌حل‌هاي جديد براي اجراي بهتر پروژه
دريافت يك پاسخ رسمي از جانب عرضه‌كنندگان كه از لحاظ قانوني معتبر است و قابليت انتقال به سازمان را دارد.


الزامات تهيه RFP
   در فرآيند تهيه درخواست طرح پيشنهادي بايد به يک سري نکته ها توجه داشت. بايد به ابهامات و سوال هاي احتمالي پاسخ داده شده و به پيشنهاددهندگان اين امکان داده شود که از پيامدهاي قانوني کاملاً آگاه شوند. مراجع قضايي و فني حل اختلاف مشخص شود و با فازبندي پروژه مقاطع اصلي و مهم پيشرفت پروژه تعيين گردد. همچنين سازمان بايستي زمان و نحوه پرداخت هزينه‌هاي اجراي پروژه و ساختار اوليه قرارداد را به اطلاع مجريان برساند.

چگونه مي‌توان پاسخ‌هاي خوبي برايRFP دريافت نمود؟
مي‌توان با عرضه‌كنندگان نه تنها از طريق RFP بلكه از طريق تلفن يا برگزاري جلسات حضوري نيز ارتباط برقراركرد كه اين امر امكان تعميق مذاكرات را فراهم مي‌آورد و نيز مي‌توان اطلاعات دريافتي جديد از اين مذاكرات را كه قبلاً مد نظر قرار نگرفته بودند جهت دريافت پيشنهادهاي بهتر به ساير عرضه‌كنندگان رقيب منتقل نمود.
لازم است در تدوين RFP به جزئيات توجه نموده و موارد مورد درخواست به تفصيل مشخص شوند. در مقابل پرسش‌هاي خوب و دقيق، پاسخ‌هاي خوب و دقيق دريافت خواهد شد.
تفاوت بين RFP و RFI
  تفاوت بين RFI و  RFPدر اين است كه، RFI فقط براي درخواست اطلاعات مي‌باشد، در حالي که RFP درخواست پيشنهاد در مورد چگونگي طراحي، انتخاب مولفه‌ها يا ارائه يک خدمت براي شما مي‌باشد. از سوي ديگر RFQ در واقع درخواست قيمت يک محصول است. و اين‌ها مواردي هستند که معمولا در RFI لحاظ نمي‌شوند.
RFQ: درخواست پيشنهاد قيمت
معمولاً RFQ  در هنگام دعوت عرضه‌كنندگان و يا پيمانكاران، جهت پيشنهاد قيمت براي انجام پروژه يا خريد كالا، توسط خريداران كالا و خدمات مورد استفاده قرار مي‌گيرد و شامل تمامي اطلاعات مورد‌ نياز عرضه‌كنندگان براي پيشنهاد قيمت مي‌باشد. استفاده از RFQ آشكار مي‌سازد كه چندين عرضه‌كننده كالا و خدمات براي پيشنهاد قيمت دعوت شده‌اند و از اين طريق پتانسيلي براي پيشنهادهاي رقابتي فراهم مي‌آورد.
 لازم است RFQ شامل همه نيازهاي فني و تجاري مورد تقاضا باشد و اين امري كاملا معقول است زيرا :
شانس پيشنهاد قيمت‌هاي دقيق‌تر و صحيح‌تر را بالا مي‌برد.
تقاضاهاي مندرج در RFQ مي‌تواند از لحاظ قانوني به عنوان يك تعهد الزام‌آور مورد استناد قرار گيرد.
پذيرش درخواست‌هاي جديد كارفرما پس از دريافت پيشنهاد اوليه قيمت از جانب عرضه‌كنندگان معمولاً دشوارتر از زماني است كه رقابت در پيشنهاد قيمت وجود دارد، پس بهتر است كليه درخواست‌ها در مرحله اول درخواست پيشنهاد قيمت اعلام شوند.

قبل ازRFQ مي‌توان از RFI يا RFP نيز استفاده نمود و ذکر اين نکته ضروريست که درخواست پيشنهاد قيمت به معناي پايان اين فرآيند نيست و اين امكان وجود دارد كه دو عرضه کننده مختلف کالا و خدمات براي مرحله دوم پيشنهاد قيمت انتخاب شوند.(درخواست پيشنهاد قيمت جديد براي همان كالا يا خدمات)

حرفه‌اي‌ها در امر برون‌سپاري( چه برون‌سپارنده و چه عرضه‌کننده کالا و خدمات) بايستي به اين نکته آگاهي داشته باشند كه براي موفقيت نيازمند ترکيبي از مهارت‌ها در زمينه‌هايي چون مذاکره، ارتباطات، مديريت پروژه، توانايي شناخت ضوابط و شرايط قراردادها و نيز انعطاف‌پذيري در زمان تغيير شرايط کسب و کار هستند.
 اگر برون‌سپاري به صورت اصولي و مديريت‌شده انجام نگيرد تبعاتي در پي خواهد داشت كه از جمله آنها مي‌توان به از دست دادن کنترل بر فرآيندها، بروز مشکل در مديريت روابط با طرف مقابل، تغييرات عرصه کسب و کار در بلند مدت، مشکل لغو قرارداد، ايجاد تعارض سازماني در روابط با عرضه‌كننده كالا و خدمات، از دست رفتن مشاغل در سازمان، کاهش کيفيت و افزايش هزينه انجام پروژه به دليل انتخاب نامناسب طرف عرضه‌كننده خدمات اشاره نمود.


منابع:
دکتر ناصرمديري، مهندس علي داد، مهندس مصطفي قبائي آراني، مهندسي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان، انتشارات مهرگان قلم، 1389
Fred Solish, John Semanik, Strategic Global Sourcing Best Practices, John Wiley & Sons, 2011
Duglas Brown, Scott Wilson, The Black Book of Outsourcing, John Wiley & Sons, 2005
John Stainback, Public/Private Finance and Development , John Wiley & Sons, 2000
http://www.sourcing4oem.com/
http://www.simplexity.net/articles, Finding outside resources: the RFI, RFP/RFQ approach


* اداره كل مديريت ريسك بانک صادرات