برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چطور به بهبود عملکردهای تجاری کمک می کند؟

به گزارش بولتن نیوز، ERP ابزار چند منظوره بسیار خوبی است که کل کسب و کار شما را بهبود می بخشد، این امکان را برای شما فراهم می کند تا تمام بخش ها را از یک سیستم متمرکز اداره کنید و بدین ترتیب منجر به افزایش کارایی، افزایش توان تولید و کاهش هزینه ها می شود. از بخش تولید کارخانه گرفته تا محل فروش محصول ERP قدرت دید و قدرت نظارت بیشتری به شما می دهد و منجر به ارتقای بهره وری و کارآیی عملکرد شما می شود.

نرم افزار ERP چیست؟

برای آنکه بفهمید ERP چگونه کسب و کار شما را بهبود می بخشد، باید دقیقاً بفهمید ERP چیست؟ ERP مخفف برنامه ریزی منابع سازمان است و در ساده‌ترین حالت، نرم‌افزاری‌ست که تمامی جنبه های مختلف کسب و کار شما را به هم متصل و یکپارچه می کند، عملکردتان را پربازده می کند و شما را قادر می سازد تا اطلاعات دقیق خود را با همکارانتان در سازمان در میان بگذارید.

ویژگی اصلی همه سیستم های ERP یک پایگاه داده اشتراکی است که از چندین عملکرد پشتیبانی می کند و همه بخش های سازمان می توانند از آن استفاده کنند. در واقع، منظور اینست که کارمندان در سرتاسر سازمان می توانند با بهره گیری از یک مجموعه یکسان از داده های دقیق کار کنند و اطلاعاتی را که برای انجام وظایف خود نیاز دارند، از سیستم بیرون بکشند تا با کارآیی و تاثیرگذاری بیشتری انجام وظیفه کنند. نرم افزار ERP اجازه نمی دهد داده های یکسان را در زمان های گوناگون در سیستم های گوناگون وارد کنید. به علاوه یک منبع واحد از اطلاعات حقیقتی را برای سازمان شما فراهم می کند و به اطلاعات اجازه می دهد بین بخش های سازمان آزادانه در جریان باشند.

از آنجا که تمام عملکردهای مختلف تجاری شما در یک ERP ادغام شده است، بهتر می توانید کسب و کار خود را به صورت یکپارچه مدیریت کنید، بین بخش های سازمان، همکاری و مساعدت آسان تری داشته باشید و سفارشات را از درب منزل دریافت کرده و سریعتر به دست مشتری برسانید.

کدام صنایع به ERP نیاز دارند؟

همه صنایع می توانند از سیستم ERP بهره مند شوند.

چندی پیش تنها چند شرکت ارائه کننده ERP در بازار بود که فقط به شرکت های بزرگ خدمات می دادند، اما امروزه برای هر صنعتی، در هر اندازه و با هر تخصص سیستم ERP موجود است. بهترین ERP برای کسب و کار خاص شما آنست که در زمینه کسب و کار شما تخصص داشته باشد و از ویژگی های لازم برای ارتقای کسب و کار شمار برخوردا باشد.

بهترین ERP برای شما منحصر به کسب و کارتان خواهد بود و به صنعت، میزان بزرگی سازمان، بودجه و نیازهای شما بستگی خواهد داشت. سیستمی که ممکن است بهترین راه حل برای یک سازمان چند ملیتی باشد، پاسخگوی نیاز کسب و کارهای کوچک و متوسط که تازه شروع به کار کرده اند نخواهد بود. قبل از آنکه در سیستم ERP سرمایه گذاری کنید، کسب و کار خود را بررسی کنید و ببینید سیستم نرم افزار ERP قرار است کدام نیاز های شما را برآورده کند - و بعد ERP متناسب با نیازهای خود را پیدا کنید.

چرا ERP بسیار محبوب است؟

تمام سیستم های خوب ERP به شما کمک می کنند تا کارایی و بهره وری را افزایش و هزینه ها را کاهش دهید - به شما امکان می دهد وظایف و فعالیت ها را ساده کرده وبه صورت خودکار (اتوماسیون کردن) درآورید و همچنین اطلاعات را در سازمان خود به اشتراک بگذارید.

سیستم های ERP در فضای کسب و کار مدرن امروزی بسیار ارزشمند هستند. پیاده سازی ERP در محل کار مزایای بسیاری دربر دارد، از جمله:

• تحویل کارهای بیشتر به موقع.
• کاهش هزینه های مربوط به موجودی کالا.
• خاتمه بخشیدن به خطاهای خرید؛
• بهبود بهره وری تولید؛
• هزینه یابی دقیق کار؛
• جریان نقدینگی بهتر؛ و
• کاهش هزینه های عملیاتی.

‍اتوماسیون فرآیند چیست؟

سیستم های ERP می توانند عملکردهای اصلی کسب و کار مانند پردازش سفارش، تولید و امور مالی را به صورت خودکار درآورند (اتوماسیون کنند)، در نتیجه کارکنان شما زمان بیشتری خواهند داشت تا روی کارهای مهمتر از ورود داده تمرکز کنند.

تولیدکنندگان باید از سیستمی که برای کسب و کار خود برگزیده اند اطمینان حاصل کنند و سیستمی را انتخاب کنند که اتوماسیون قابل اجرا توسط فناوری برای فرآیندهای تجاری را دارا باشد، به ویژه فرایندهایی که برای کسب و کار ایشان اهمیت بیشتری دارد.

تأثیر سیستم ERP بر حسابداران

یکی از بزرگترین مزایای ERP اینست که یک سیستم کاملاً یکپارچه است که به شما اجازه می دهد کلیه عملکرد های کسب و کارتان از جمله بخش حسابداری را با کمک یک سیستم واحد اداره کنید. با استفاده از یک سیستم دیگر نیازی به مراجعه از فهرستی به فهرست دیگر و ورود مجدد داده های یکسان در چندین سیستم و صفحه گسترده مختلف نیست. در نتیجه حسابداری آسان تر می شود و در وقت و هزینه صرفه جویی می شود.

یک سیستم کاملاً یکپارچه با ازحذف خطاهای بارگذاری، خطاهای ورودی و اشتباهات زمانی احتمالی موجب افزایش صحت و درستی در گزارش های مالی و حسابداری می شود. همچنین شما را قادر می سازد تا این گزارش ها را سریعتر تکمیل کنید - اطلاعات مالی را سریع تر در اختیارتان می گذارد و موجب می شود تصمیمات مالی آگاهانه تر و بهتری اتخاذ کنید.

به علاوه سیستم ERP بر نحوه محاسبه هزینه یابی سفارش کار توسط حسابداران تاثیر می گذارد. هزینه یابی سفارش کار برای تیم حسابداری شما اهمیت بسزایی دارد زیرا به آنها کمک می کند تا صورت‌های درآمد (صورت سود و زیان) را به درستی آماده کنند، در نتیجه برای سازمان و محاسبه جمع کل درآمد نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. هزینه یابی دقیق سفارش کار به شما می گوید که هر سفارش کاری چقدر برای شما هزینه دارد، کمک می کند تشخیص دهید در کدام قسمت می توانید کارآیی بیشتری داشته باشید و در هزینه ها صرفه جویی کنید – بدین ترتیب باعث صرفه جویی در هزینه و افزایش حاشیه سود می شود.

مزایای ERP برای مهندسی

ERP می توانند به مهندسان کمک کنند تا کارشان را با کارآیی و بهره وری بیشتر انجام دهند. این سیستم مدت زمانی را که مهندسین برای هر یک از فعالیت های کسب و کار شما نیاز دارند، کاهش می دهد. مهندسان شاغل در محیط های تولید سفارشی، برای ساخت مدل های بزرگ و پیچیده کد ((CAD به نرم افزار CAD متکی هستند. اما یکی از دشوارترین و مفصل ترین وظایف گروه مهندسی  اینست که با استفاده از یک مدل CAD فهرستی از قطعات/مواد (BOM) فراهم کنند و سپس آن فهرست را در ERP بارگذاری کنند. یک ERP مختص تولید می تواند به طور خودکار سیستم CAD شما را به ERP شما پیوند دهد (لینک کند) تا اطلاعات مهم آزادانه از سیستم CAD به ERP در جریان باشند و فهرستی از قطعات/مواد ایجاد کنند تا برای تدارکات و تولید آماده باشد.

با یکپارچه سازی سیستم  CADوERP، خطاها را کاهش می دهید، در وقت و هزینه صرفه جویی می کنید و سرعت تولید را افزایش می دهید. هرچه باشد شما مهندسان را به دلیل استعدادهایشان در طراحی استخدام کرده اید نه مهارت های ورود اطلاعات، بنابراین با یک ERP مختص تولید، مهندسان می توانند زمان بیشتری را صرف طراحی محصولات کنند و زمان کمتری را برای ورود داده ها و تطبیق اطلاعات بین دو سیستم جداگانه صرف کنند.

مدیریت پروژه

در اصل، ERP یک سیستم مدیریت پروژه و مدیریت اولویت است. یک سیستم ERP خوب تمام ابزارهای مورد نیاز برای برنامه ریزی و پیگیری پیشرفت پروژه را در اختیار شما قرار می دهد. با استفاده از ERP از برنامه وایت برد فراتر رفته و به سمت یک سیستم مدیریت پروژه ی کارآمد و موثر حرکت خواهید کرد.

ERP به شما امکان می دهد تمام مراحلی را که باید تکمیل شوند تا به موقع یک کار انجام شود به نحوی کارآمد مدیریت کنید. مدیریت زمان بندی ارایه پیشرفته ای از فعالیتهایی است که می بایست برای تکمیل کار انجام شوند. در هر مرحله می دانید چه وظایفی در چه زمانی باید انجام شود، پیشرفت کار چقدر بوده و با انجام هر وظیفه مشخصی، دقیقا در چه مرحله ای قرار دارید - همه این موارد را در زمان واقعی مشاهده می کنید. با بهره مندی از سیستم ERP شما همیشه قدرت نظارتی کاملی بر تمام کسب و کارتان خواهید داشت و به شما این امکان را می دهد تا تمام وظایف کسب و کارتان را بهتر مدیریت کنید و زیر نظر داشته باشید.

مدیریت فروش و ارتباط با مشتری

راضی نگه داشتن مشتری مهمترین کاریست که می توانید انجام دهید تا مطمئن شوید دوباره مشتریان به سراغ شما خواهند آمد. اگر مشتریان شما از کاری را که انجام می دهید راضی باشند، به احتمال زیاد وفادار می مانند و شما را به دیگر مشاغل معرفی می کنند. با اینکه مشتریان شما هرگز به طور مستقیم با سیستم ERP شما در تعامل نخواهند بود، اما این سیستم برای ایجاد تجربه بهتر مشتری یک ابزار حیاتی است. از آنجا که ERP به شما کمک می کند تا کارآیی و کارآمدی کسب و کارتان را بهبود ببخشید، می توانید قیمت مناسب و منصفانه تری پیشنهاد دهید، محصول مرغوب تری ارائه دهید، استانداردهای ارسال/تحویل خود را بهبود ببخشید و زمان پاسخگویی به خدمات مشتری را افزایش دهید – در نتیجه رضایت مشتری هایتان بیشتر می شود.

مدیریت موجودی کالا

یک سیستم مدیریت موجودی نمی تواند به تنهایی مدیریت موجودی شما را بهینه کند - مگر اینکه نرم افزار انبارداری با بخش های دیگر سازمان شما یکپارچه شود. اینجاست که ERP مفید واقع می شود. ERP مدیریت انبار شما را با بقیه عملکرد ها ادغام می کند و پیگیری موجودی در سازمان را تسهیل می کند. سیستم ERP امکان دسترسی فوری به یک پایگاه داده موجودی اصلی را به کارمندان شما می دهد، پایگاه داده ای که در زمان واقعی به روز رسانی می شود.

بدین ترتیب شما دقیقاً می دانید چه مواردی را می توانید تکمیل کنید و چه مواردی را نمی توانید، چه مواد اولیه ای در دسترس دارید. همچنین به شما اطمینان می دهد آنچه در پایگاه داده ثبت شده در حقیقت با آنچه در قفسه شما موجود است مطابقت دارد و باعث می شود نه فقط تولید کارآمد تر شود، بلکه ارایه گزارش مالی نیز آسان تر شود.

مدیریت دقیق موجودی می تواند در افزایش کارایی کلی نیز به شما کمک کند. کارمندان هم می توانند به جای آنکه برای مثال وقت خود را صرف یافتن موجودی کالایی خاص کنند، به امور دیگر بپردازند. با استفاده از یک سیستم ERP، می توانید موجودی مورد استفاده در هر بخش را به طور خودکار پیگیری کنید، و بدین ترتیب می توانید به عنوان مثال برنامه ریزی تولید بهتری داشته باشید زیرا دقیقاً می دانید برای تکمیل کار چه مقدار مواد اولیه موجود هست و به چه چیزهایی نیاز دارید. با بهره‌مندی از سیستم ERP مدیریت موجودی کالا آسان تر می شود و باعث می شود عملکرد کلی شما کارآمدتر باشد.

سخن پایانی

سیستم ERP با توانایی یکپارچه سازی کل محل کار شما، واقعاً اسب بارکش کسب و کار شما خواهد شد و شما را قادر می دهد فعالیت های تجاری خود را بهبود بخشید و یک کسب و کار بهتر و کارآمد تری داشته باشید.